Sistem Verifikasi Legalitas dan Kelestarian (SVLK)

Sertifikasi legalitas hasil hutan di Indonesia didasarkan pada Peraturan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2021 Tentang Tata Hutan Dan Penyusunan Rencana Pengelolaan Hutan, Serta Pemanfaatan Hutan Di Hutan Lindung Dan Hutan Produksi dan Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 Tentang Standar dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Verifikasi Legalitas Dan Kelestarian.

Tujuan Sistem Verifikasi Legalitas dan Kelestarian yang selanjutnya disingkat SVLK adalah sistem untuk memastikan kredibilitas Penjaminan Legalitas Hasil Hutan, ketelusuran hasil Hutan, dan/atau kelestarian pengelolaan Hutan.

SKEMA SERTIFIKASI

Skema sertifikasi legalitas hasil hutan (SVLK) yang dilaksanakan oleh Lembaga Mutu Hijau Indonesia adalah sebagai berikut :

SYARAT DAN ATURAN SERTIFIKASI

1. Hak Para Pihak

   Hak-hak Pihak Pertama (Lembaga MHI)
   Pihak Pertama berhak menerima fee dari jasa verifikasi legalitas hasil hutan (VLHH).

   Hak-hak Pihak Kedua (Organisasi/Auditee)

   1. Pihak Kedua berhak mengajukan banding dan keluhan kepada PT. MHI
   2. Pihak Kedua berhak mendapatkan informasi tentang perubahan persyaratan Sertifikasi Legalitas Kayu
   3. Pihak Kedua berhak mendapat penjelasan tambahan terkait dengan Survailen.
   4. Pihak Kedua berhak memperoleh informasi terkait susunan Tim Audit yang akan melaksanakan Survailen.
   5. Pihak Kedua berhak menggunakan logo PT. MHI sesuai dengan aturan penggunaan logo yang ditetapkan PT. MHI.
   6. Pihak Kedua berhak mengajukan permohonan perluasan dan pengurangan ruang lingkup sertifikasi.
   7. Pihak Kedua berhak mendapatkan Laporan Hasil Survailen.
2. Kewajiban Para Pihak

   Kewajiban Pihak Pertama (Lembaga MHI)

   1. Pihak Pertama berkewajiban memberikan laporan kepada Pihak Kedua mengenai hasil Sertifikasi Awal dan Survailen (Penilikan).
   2. Pihak Pertama berkewajiban memberikan layanan pemeliharaan sertifikat melalui Survailen (Penilikan) dan Audit Khusus.
   3. Pihak Pertama berkewajiban menjamin kerahasiaan atas seluruh dokumen milik Pihak Kedua.

3. Kewajiban Pihak Kedua

   1. Pihak Kedua selalu memenuhi persyaratan sertifikasi termasuk menerapkan perubahan yang sesuai bila perubahan tersebut telah dikomunikasikan oleh Pihak Pertama;
   2. Jika sertifikasi berlaku untuk produksi yang sedang berlangsung, produk yang disertifikasi secara terus menerus memenuhi persyaratan produk;
   3. Pihak Kedua berkewajiban menjamin bahwa setiap informasi yang diberikan ke Pihak Pertama adalah mutakhir.
   4. Pihak Kedua berkewajiban memberi izin kepada Auditor Pihak Pertama dan membuat pengaturan untuk kegiatan evaluasi/ survailen sesuai ruang lingkup di seluruh lokasi organisasi, termasuk ketentuan untuk memeriksa dokumentasi dan rekaman, dan akses terhadap peralatan, lokasi, wilayah, personil dan sub kontraktor klien yang relevan;
   5. Pihak Kedua berkewajiban membantu Pihak Pertama dalam pelaksanaan investigasi/penyelidikan pengaduan, penyelesaian terhadap keluhan atau keberatan yang datang dari pihak ketiga (Lembaga Pemantau Independen) dan partisipasi pengamat, jika diperlukan.
   6. Pihak Kedua berkewajiban menggunakan logo Pihak Pertama dan logo KAN sesuai dengan aturan dan tidak ada pernyataan yang menginterpretasikan penyalahgunaan logo.
   7. Pernyataan terkait sertifikasi yang dibuat oleh Pihak Kedua harus sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi
   8. Pihak Kedua tidak menggunakan sertifikasi produknya sedemikian rupa sehingga mengakibatkan reputasi Pihak Pertama sebagai lembaga sertifikasi menjadi buruk dan tidak membuat pernyataan terkait sertifikasi produknya yang dianggap oleh lembaga sertifikasi sebagai menyesatkan atau tidak sah;
   9. Pada saat pembekuan, pencabutan, atau penghentian sertifikasi, Pihak Kedua menghentikan penggunaan seluruh iklan yang berisi referensi apapun di dalamnya dan mengambil tindakan seperti yang dipersyaratkan oleh skema sertifikasi (misalnya mengembalikan dokumen sertifikasi) dan mengambil tindakan lain yang diperlukan;
   10. Jika Pihak Kedua memberikan salinan dokumen sertifikasi kepada pihak lain, dokumen harus direproduksi secara keseluruhan atau seperti yang ditentukan dalam skema sertifikasi;
   11. Dalam membuat referensi untuk sertifikasi produk di media komunikasi seperti dokumen, brosur atau iklan, Pihak Kedua memenuhi persyaratan lembaga sertifikasi atau seperti yang ditetapkan dalam skema sertifikasi;
   12. Pihak Kedua memenuhipersyaratan apapun yang mungkin ditentukan dalam skema sertifikasi yang berhubungan dengan penggunaan tanda kesesuaian, dan informasi yang terkait dengan produk;
   13. Pihak Kedua menyimpan rekaman seluruh keluhan yang diketahui berkaitan dengan pemenuhan persyaratan sertifikasi dan membuat rekaman tersedia bagi lembaga sertifikasi bila diminta, dan
       1) Mengambil tindakan yang tepat terhadap keluhan dan setiap kekurangan yang ditemukan dalam produk yang mempengaruhi kesesuaiannya terhadap persyaratan sertifikasi;
       2) Mendokumentasikan tindakan yang diambil.
   14. Pihak Kedua menginformasikan kepada lembaga sertifikasi, tanpa penundaan, perubahan yang dapat mempengaruhi kemampuannya untuk sesuai dengan persyaratan sertifikasi, diantaranya :
       1) Hal-hal yang dapat mempengaruhi Sistem Legalitas Kayu Pihak Kedua, atau
       2) Perubahan kepemilikan Pihak Kedua, atau
       3) Struktur atau Manajemen Pihak Kedua
   15. Pihak Kedua berkewajiban melunasi biaya Survailen.

BIAYA SERTIFIKASI

SUMBER DANA

Sumber dana Lembaga MHI berasal dari :

1. Sertifikasi, Legalitas Hasil Hutan
2. Penerbitan Dokumen V-legal / Lisensi FLEGT dari Organisasi Klien

PENANGANAN KELUHAN DAN BANDING

• Keluhan atau banding disampaikan secara tertulis dengan dilengkapi data pendukung berupa bahan bukti yang relevan dan yang ditujukan kepada Direktur. Keluhan dapat disampaikan melalui surat tertulis (pos dan faksimili), Penyampaian keluhan melalui telepon tidak termasuk dalam keluhan yang ditangani melalui prosedur ini.
• Lembaga Mutu Hijau Indonesia akan membentuk Tim independen untuk penyelesaian keluhan dan banding. Keputusan Tim akan disampaikan kepada yang mengajukan keluhan/banding.
• Untuk sertifikasi SVLK, pengajuan keluhan harus dalam bentuk tertulis dari Pemantau Independen yang ditujukan kepada Lembaga MHI.
• Organisasi harus menyesaikan permintaan tindakan perbaikan. Bilamana organisasi tidak dapat memenuhi permintaan tindakan perbaikan maka status sertifikasi dapat dibekukan.

KEPUTUSAN SERTIFIKASI

PEMBERIAN / PENERBITAN S-LEGALITAS

Sertifikat Legalitas Hasil Hutan (S-Legalitas) diberikan/diterbitkan kepada Organisasi/Auditee yang dinyatakan/diputuskan “LULUS” VLHH Kayu oleh Lembaga MHI (Direktur atau Personel yang kompeten). S-Legalitas berlaku selama 6 (enam) tahun atau berdasarkan sumber bahan baku yang digunakan sebagaimana diatur dalam PVLK.08.

SURVAILEN

Lembaga MHI melaksanakan kunjungan survailen untuk memantau konsistensi kinerja organisasi yang disertifikasi secara periodik. Survailen dilakukan selama masa berlaku S-Legalitas berdasarkan sumber bahan baku yang digunakan. Kunjungan pertama dilakukan secara periodik sejak tanggal terbitnya sertifikat dan survailen dapat dipercepat sehubungan dengan perubahan ruang lingkup auditi sebagaimana diatur dalam PVLK 09 dan Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan No. SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022. Hasil survailen disampaikan oleh Lembaga MHI kepada organisasi.

PEMBEKUAN

Lembaga MHI dapat membekukan lingkup sertifikasi SVLK organisasi berdasarkan hal berikut:

1. Pemegang SLK tidak bersedia dilakukan Penilikan/ Survailen sesuai prosedur tata waktu yang ditetapkan dan/atau audit khusus sesuai prosedur Lembaga MHI; dan/atau
2. Terdapat temuan ketidaksesuaian sebagai hasil Audit Khusus/ tiba-tiba
3. Pelanggaran persyaratan dan peraturan sertifikasi lembaga MHI
4. Analisis keluhan atau informasi yang ada memberikan bukti bahwa Organisasi/ Klien yang disertifikasi tidak memenuhi kriteria verifikasi legalitas kayu yang ditetapkan Lembaga MHI
5. Penyalahgunaan logo Lembaga MHI
6. Permintaan tindakan perbaikan atas keberatan dari Lembaga Pemantau Independen yang disampaikan oleh Lembaga MHI tidak dipenuhi
7. Atas permintaan Organisasi/ Klien
8. Mekanisme pembekuan S-Legalitas mengacu pada PVLK 08 dan Kehutanan No.SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022

PENCABUTAN

Lembaga MHI dapat mencabut status sertifikasi SVLK organisasi berdasarkan hal berikut :

1. Dimiliki perorangan dan pemilik yang bersangkutan dinyatakan bangkrut atau menjadi bagian dari krediturnya
2. Merupakan suatu badan usaha yang dalam tahap dilikuidasi
3. Terjadi ”force majeur” yang menyebabkan kegiatan Organisasi/ Klien tidak dapat beroperasi
4. Tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah 3 (tiga) bulan sejak penetapan pembekuan
   sertifikat
5. Secara hukum terbukti membeli dan/atau menerima dan/atau menyimpan dan/atau
   mengolah dan/atau menjual kayu ilegal
6. Pemegang S-LK kehilangan haknya untuk menjalankan usahanya atau izin usaha dicabut
7. Tidak melakukan tindakan perbaikan/tidak memenuhi ketidaksesuaian setelah 3 (tiga) bulan sejak penetapan pembekuan sertifikat
8. Pemegang S-LK terbukti tidak memenuhi standar
9. Atas permintaan auditi
10. Mekanisme pencabutan S-Legalitas mengacu pada PVLK 08 dan Kehutanan No.
    SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022

PENGURANGAN LINGKUP SERTIFIKASI

Lembaga MHI dapat mengurangi lingkup sertifikasi organisasi berdasarkan hal berikut:

1. Perubahan sistem yang dapat mempengaruhi sistem legalitas kayu secara keseluruhan
2. Pelanggaran persyaratan dan peraturan sertifikasi lembaga MHI
3. Pemohonan pengurangan lingkup sertifikasi atas permintaan Organisasi/ Klien
4. Mekanisme pengurangan ruang lingkup sertifikasi mengacu pada PVLK 08 dan Kehutanan No. SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022

TRANSFER SERTIFIKASI

Sertifikat LPVI yang dapat ditransfer adalah sertifikat yang diterbitkan oleh LPVI yang diakreditasi KAN kepada LPVI lainnya yang diakreditasi KAN dalam lingkup akreditasi yang sama yang telah ditetapkan oleh Menteri sesuai dengan lingkup akreditasinya sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan No. SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 dan PVLK 08. Transfer sertifikat diperbolehkan dengan alasan :

1. Permintaan pemegang S-Legalitas; atau
2. LVPI dicabut akreditasinya oleh KAN

Alasan transfer sertifikat :

1. Permintaan pemegang S-Legalitas:
   1. Transfer sertifikat dilakukan bukan atas dasar persaingan tidak sehat.
   2. Dalam transfer sertifikat pemegang S-Legalitas harus menjamin terjaganya integritas dan kredibilitas sertifikasi
   3. Apabila di kemudian hari terbukti transfer sertifikat dilakukan berdasarkan persaingan tidak sehat atau tidak terjaga integritas dan kredibilitas sertifikasi, maka Direktur menyampaikan keluhan kepada KAN atas kinerja LPVI penerima transfer sertifikat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan mekanisme yang berlaku di KAN.
   4. Transfer sertifikat diajukan oleh pemegang S-Legalitas kepada LPVI yang dikehendaki atau penerima transfer sertifikat dengan tembusannya disampaikan kepada Direktur, KAN, Kepala Dinas Provinsi, UPT Kementerian, dan SKPD terkait
   5. Transfer sertifikat tidak dapat dilaksanakan oleh pemegang S-Legalitas yang sertifikatnya dibekukan atau memiliki ketidaksesuaian yang belum dipenuhi.
2. LVPI dicabut akreditasinya oleh KAN
   
   1. LPVI yang dicabut akreditasinya berkewajiban untuk mentransfer S-Legalitas yang telah diterbitkan kepada LPVI terakreditasi dan telah ditetapkan oleh Kementerian Kehutana sesuai dengan lingkup akreditasinya, dengan persetujuan LPVI penerima sertifikasi dan Pemegang S-Legalitas melalui surat. Transfer S-Legalitas dilakukan dalam jangka waktu maksimal 40 (empat puluh) hari kalender sejak habis masa akreditasi LPVI. LPVI wajib
      melaporkan bukti transfer S-Legalitas yang dilaksanakan kepada Kementerian dan KAN selambatlambatnya 3 (tiga) hari kalender sejak jangka waktu maksimal sebagaimana dimaksud. Selama dalam proses transfer sertifikasi, S-Legalitas tetap berlaku sesuai dengan masa berlakunya.
   2. Personil yang kompeten dan berwenang pada LPVI penerima transfer sertifikat berkoordinasi dengan personil yang berwenang pada LPVI penerbit Sertifikat untuk mengkaji permohonan transfer sertifikasi melalui surat. Kajian yang dilakukan dalam bentuk kajian dokumentasi, dan apabila diperlukan dapat melakukan audit lapangan terhadap Pemegang S-Legalitas. LPVI penerbit Sertifikat harus menjawab koordinasi dari LPVI penerima transfer sertifikat melalui surat, selambat-lambatnya 2 x 24 jam.
   3. Transfer sertifikat diajukan oleh LPVI yang dicabut akreditasinya kepada LPVI lain atau penerima transfer sertifikat dengan tembusan kepada Direktur, KAN, UPT Kementerian dan SKPD terkait.
   4. S-Legalitas yang sedang dibekukan tidak dapat ditransfer ke LPVI lainnya.
   5. Dalam hal LPVI yang dicabut akreditasinya tidak melaksanakan transfer sertifikasi, LPVI wajib membayar biaya sertifikasi baru dari pemegang S-Legalitas yang diterbitkannya. Segala biaya yang menyertai transfer S-Legalitas karena permintaan Pemegang S-Legalitas dibebankan kepada Pemegang S-Legalitas, sedangkan transfer S-Legalitas karena pencabutan akreditasi LVLK dibebankan kepada LPVI yang dicabut akreditasinya.
3. LPVI habis masa berlaku akreditasinya
   
   1. LPVI yang telah habis masa berlaku akreditasinya wajib untuk mentransfer S-Legalitas yang telah diterbitkan kepada LPVI terakreditasi dan telah ditetapkan oleh Kementerian sesuai dengan lingkup akreditasinya, dengan persetujuan LPVI penerima sertifikasi dan Pemegang S-Legalitas melalui surat.
   2. Transfer S-Legalitas sebagaimana angka 1) dilakukan dalam jangka waktu maksimal 40 (empat puluh) hari kalender sejak habis masa akreditasi LPVI.
   3. LPVI wajib melaporkan bukti transfer S-Legalitas yang dilaksanakan kepada Kementerian dan KAN selambat-lambatnya 3 (tiga) hari kalender sejak jangka waktu maksimal sebagaimana dimaksud pada angka 2).
   4. S-Legalitas tetap berlaku sesuai dengan masa berlakunya selama proses transfer sertifikasi.
   5. Dalam hal LPVI yang berakhir akreditasinya tidak melaksanakan transfer sertifikasi sebagaimana angka 1) dan 2), LPVI wajib membayar biaya sertifikasi baru dari pemegang S-Legalitas yang diterbitkannya.
4. S-Legalitas yang sedang dibekukan tidak dapat ditransfer ke LPVI lainnya. Dalam hal LPVI dicabut atau berakhir akreditasinya, S-Legalitas yang sedang dibekukan otomatis berakhir dan dapat mengajukan sertifikasi awal kepada LPVI yang lain.
5. Segala biaya yang menyertai transfer S-Legalitas karena permintaan Pemegang S-Legalitas dibebankan kepada Pemegang S-Legalitas sedangkan transfer S-Legalitas karena pencabutan akreditasi LPVI dan transfer S-Legalitas karena LPVI habis masa berlaku akreditasinya dibebankan kepada LPVI yang dicabut atau habis masa berlaku akreditasinya.
6. Tata cara dan penjelasan lebih lanjut diatur dalam Prosedur Lembaga MHI -PVLK 08 (Prosedur Transfer Sertifikasi).

LINGKUP SERTIFIKASI

Lembaga MHI melakukan sertifikasi atau Verifikasi Legalitas Hasil Hutan (VLHH) Kayu terhadap Auditi:

1. PBPHH (d/h IUIPHH) skala usaha kecil dengan kapasitas produksi < 2.000 m3 (kurang dari dua ribu meter kubik) per tahun
2. PBPHH skala usaha menengah dengan kapasitas produksi 2.000 m3 s.d < 6.000 m3 (dua ribu meter kubik sampai dengan kurang dari enam ribu meter kubik) per tahun
3. PBPHH (d/h IUIPHH) skala usaha besar dengan kapasitas produksi ≥ 6.000 m3 (lebih besar
   sama dengan enam ribu meter kubik) per tahun
4. PB untuk kegiatan usaha industri (d/h IUI) kategori kecil
5. PB untuk kegiatan usaha industri (d/h IUI) kategori menengah
6. PB untuk kegiatan usaha industri (d/h IUI) kategori besar
7. TPT-KB
8. Perusahaan Perdagangan yang memiliki NIB dan SIUP yang selanjutnya disebut Eksportir
9. Importir yang tidak mempunyai perizinan usaha industri dan selanjutnya disebut Importir

ATURAN PENGGUNAAN LOGO / TANDA SVLK

1. Tanda sertifikasi (logo Lembaga MHI) harus digunakan dengan nama dan brand Lembaga MHI (Accurate, Committed and Trustworthy) dan standar yang berlaku serta nomor sertifikat.
2. Tanda sertifikasi (logo Lembaga MHI) tidak boleh terlihat lebih jelas dari pada nama dan logo
   organisasi yang disertifikasi.
3. Penggunaan lisensi Tanda SVLK dan Dokumen V-Legal / Lisensi FLEGT oleh Auditi yang
   memiliki S-Legalitas dilakukan sesuai dengan prosedur PVLK 14