Proses sertifikasi legalitas hasil hutan (SVLK) yang dilaksanakan oleh Lembaga Mutu Hijau Indonesia adalah sebagai berikut :
| No. | Fungsi Penilaian Kesesuaian | Persyaratan |
|---|---|---|
| 1 | Seleksi | |
| Permohonan | Permohonan ditujukan langsung kepada Direktur MHI dengan alamat:Gd. Manggala Wanabhakti Blok IV, Lt. 9 Room 931C, Jl. Jend. Gatot Subroto, JakartaPemohon diharuskan mengisi formulir permohonan (FVLK/FVLKH 01.01) | |
| Sistem manajemen mutu yang diterapkan | Opsi A | |
| Waktu audit termasuk jika organisasi memiliki lebih dari 1 lokasi | sesuai dengan kesepakatan antara Lembaga MHI dan organisasi pemohon dan setelah biaya disetujui | |
| 2 | Determinasi | |
| Audit Kecukupan | Audit Kecukupan atau kajian permohonan dan audit tahap 1 dilakukan untuk memastikan kecukupan dokumen dan proses produksi sudah dilakukan.
Audit kecukupan dilakukan sesuai dengan PVLK 02/ PVLK 02.01 |
|
| Dokumen yang diperiksa | Sesuai verifier dalam Lampiran Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 | |
| Verifikasi lapangan | Dilakukan sesuai dengan PVLK 05 | |
| Tim auditor | Tim Auditor VLHH Kayu untuk Pemegang PBPHH, PB untuk kegiatan Usaha Industri, TPT-KB, Eksportir, dan Importir sesuai dengan PVLK 03 | |
| Kriteria audit | Sesuai dengan Peraturan Menteri Lingkungan Hidup Dan Kehutanan Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2021 dan Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 | |
| Tahapan verifikasi lapangan | Pertemuan pembukaan, verifikasi dokumen dan observasi lapangan, pertemuan penutupan dan dilakukan sesuai dengan PVLK 05 | |
| Laporan verifikasi lapangan | Panduan untuk melakukan verifikasi lapangan sesuai dengan DPU 05. Dilakukan sesuai dengan PVLK 06 dan dokumen pendukungnya. Laporan hasil verifikasi lapangan disampaikan kepada organisasi pemohon dalam waktu 14 (empat belas) hari kalender sejak pertemuan penutupan, disajikan dalam bentuk soft copy (format pdf). Dalam hal diperlukan, hard copy dapat diminta oleh Kementerian. | |
| 3 | Evaluasi dan Keputusan | |
| Pengkajian laporan hasil verifikasi lapangan | Reviewer terdiri dari personel yang mengetahui masalah teknis di bidang kehutanan/sertifikasi dan inspeksi legalitas hasil hutan Dilakukan sesuai dengan dengan PVLK 07 dan dokumen pendukungnya. | |
| Pengambilan keputusan sertifikasi | Dilakukan oleh Direktur atau Personel yang kompeten sesuai dengan PVLK 08. | |
| 4 | Lisensi | |
| Dasar lisensi/ Penggunaan Tanda SVLK | Diatur sesuai dengan PVLK 14 dan DPU 03 | |
| 5 | Survailen | |
| Verfikasi lapangan | Dilakukan sesuai dengan PVLK 09 | |
| Laporan survailen | Dilakukan sesuai dengan PVLK 06 dan dokumen pendukungnya. | |
| 6 | Audit Khusus | |
| Verifikasi lapangan | Dilakukan untuk menginvestigasi keluhan dari Pihak Luar atau sebagai tindak lanjut dari Auditi yang dibekukan sertifikasinya, Apabila terjadi perubahan yang signifikan yang mempengaruhi keberlangsungan pemenuhan legalitas usaha, antara lain perubahan ruang lingkup, atas permintaan auditi sesuai dengan PVLK 11 dan PVLK 05 | |
| Laporan audit khusus | Dilakukan sesuai dengan PVLK 06 dan dokumen pendukungnya | |
| 7 | Audit Resertifikasi | |
| Verifikasi lapangan | Dilakukan untuk sertifikasi ulang terhadap Organisasi/Klien dalam rangka perpanjangan status sertifikasi atau terhadap Organisasi/Klien yang mengalami perubahan sesuai dengan PVLK 10 dan PVLK 05 | |
| Laporan audit Resertifikasi | Dilakukan sesuai dengan PVLK 06 dan dokumen pendukungnya | |
| 8 | Audit Multi Lokasi | |
| Verifikasi lapangan | Dilakukan untuk pada Auditi yang memiliki satu entitas legalitas untuk beberapa lokasi pengolahan dan/atau gudang sesuai dengan PVLK 12 dan PVLK 05 | |
| Laporan audit Multi Lokasi | Dilakukan sesuai dengan PVLK 06 dan dokumen pendukungnya | |
| 9 | Keluhan dan Banding | Dilakukan sesuai dengan PVLK 13 |
| 10 | Penerbitan Dokumen V-legal / Lisensi FLEGT | Dilakukan sesuai dengan PVLK 15 |
KEPUTUSAN SERTIFIKASI
PEMBERIAN / PENERBITAN S-LEGALITAS
Sertifikat Legalitas Hasil Hutan (S-Legalitas) diberikan/diterbitkan kepada Organisasi/Auditee yang dinyatakan/diputuskan “LULUS” VLHH Kayu oleh Lembaga MHI (Direktur atau Personel yang kompeten). S-Legalitas berlaku selama 6 (enam) tahun atau berdasarkan sumber bahan baku yang digunakan sebagaimana diatur dalam PVLK.08.
SURVAILEN
Lembaga MHI melaksanakan kunjungan survailen untuk memantau konsistensi kinerja organisasi yang disertifikasi secara periodik. Survailen dilakukan selama masa berlaku S-Legalitas berdasarkan sumber bahan baku yang digunakan. Kunjungan pertama dilakukan secara periodik sejak tanggal terbitnya sertifikat dan survailen dapat dipercepat sehubungan dengan perubahan ruang lingkup auditi sebagaimana diatur dalam PVLK 09 dan Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan No. SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022. Hasil survailen disampaikan oleh Lembaga MHI kepada organisasi.
PEMBEKUAN
Lembaga MHI dapat membekukan lingkup sertifikasi SVLK organisasi berdasarkan hal berikut :
- Pemegang SLK tidak bersedia dilakukan Penilikan/ Survailen sesuai prosedur tata waktu yang ditetapkan dan/atau audit khusus sesuai prosedur Lembaga MHI; dan/atau
- Terdapat temuan ketidaksesuaian sebagai hasil Audit Khusus/ tiba-tiba
- Pelanggaran persyaratan dan peraturan sertifikasi lembaga MHI
- Analisis keluhan atau informasi yang ada memberikan bukti bahwa Organisasi/ Klien yang disertifikasi tidak memenuhi kriteria verifikasi legalitas kayu yang ditetapkan Lembaga MHI
- Penyalahgunaan logo Lembaga MHI
- Permintaan tindakan perbaikan atas keberatan dari Lembaga Pemantau Independen yang disampaikan oleh Lembaga MHI tidak dipenuhi
- Atas permintaan Organisasi/ Klien
- Mekanisme pembekuan S-Legalitas mengacu pada PVLK 08 dan Kehutanan No.SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022
PENCABUTAN
Lembaga MHI dapat mencabut status sertifikasi SVLK organisasi berdasarkan hal berikut :
- Dimiliki perorangan dan pemilik yang bersangkutan dinyatakan bangkrut atau menjadi bagian dari krediturnya
- Merupakan suatu badan usaha yang dalam tahap dilikuidasi
- Terjadi ”force majeur” yang menyebabkan kegiatan Organisasi/ Klien tidak dapat beroperasi
- Tetap tidak bersedia dilakukan penilikan setelah 3 (tiga) bulan sejak penetapan pembekuan sertifikat
- Secara hukum terbukti membeli dan/atau menerima dan/atau menyimpan dan/atau mengolah dan/atau menjual kayu ilegal
- Pemegang S-LK kehilangan haknya untuk menjalankan usahanya atau izin usaha dicabut
- Tidak melakukan tindakan perbaikan/tidak memenuhi ketidaksesuaian setelah 3 (tiga) bulan sejak penetapan pembekuan sertifikat
- Pemegang S-LK terbukti tidak memenuhi standar
- Atas permintaan auditi
- Mekanisme pencabutan S-Legalitas mengacu pada PVLK 08 dan Kehutanan No.SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022
PENGURANGAN LINGKUP SERTIFIKASI
Lembaga MHI dapat mengurangi lingkup sertifikasi organisasi berdasarkan hal berikut :
- Perubahan sistem yang dapat mempengaruhi sistem legalitas kayu secara keseluruhan
- Pelanggaran persyaratan dan peraturan sertifikasi lembaga MHI
- Pemohonan pengurangan lingkup sertifikasi atas permintaan Organisasi/ Klien
- Mekanisme pengurangan ruang lingkup sertifikasi mengacu pada PVLK 08 dan Kehutanan No. SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022
TRANSFER SERTIFIKASI
Sertifikat LPVI yang dapat ditransfer adalah sertifikat yang diterbitkan oleh LPVI yang diakreditasi KAN kepada LPVI lainnya yang diakreditasi KAN dalam lingkup akreditasi yang sama yang telah ditetapkan oleh Menteri sesuai dengan lingkup akreditasinya sebagaimana diatur dalam Keputusan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan No. SK.9895/MenLHK-PHL/BPPHH/HPL.3/12/2022 dan PVLK 08. Transfer sertifikat diperbolehkan dengan alasan :
- Permintaan pemegang S-Legalitas; atau
- LVPI dicabut akreditasinya oleh KAN
Alasan transfer sertifikat :
- Permintaan pemegang S-Legalitas:
- LVPI dicabut akreditasinya oleh KAN
- LPVI habis masa berlaku akreditasinya
- S-Legalitas yang sedang dibekukan tidak dapat ditransfer ke LPVI lainnya. Dalam hal LPVI dicabut atau berakhir akreditasinya, S-Legalitas yang sedang dibekukan otomatis berakhir dan dapat mengajukan sertifikasi awal kepada LPVI yang lain.
- Segala biaya yang menyertai transfer S-Legalitas karena permintaan Pemegang S-Legalitas dibebankan kepada Pemegang S-Legalitas sedangkan transfer S-Legalitas karena pencabutan akreditasi LPVI dan transfer S-Legalitas karena LPVI habis masa berlaku akreditasinya dibebankan kepada LPVI yang dicabut atau habis masa berlaku akreditasinya.
- Tata cara dan penjelasan lebih lanjut diatur dalam Prosedur Lembaga MHI -PVLK 08 (Prosedur Transfer Sertifikasi).
LINGKUP SERTIFIKASI
Lembaga MHI melakukan sertifikasi atau Verifikasi Legalitas Hasil Hutan (VLHH) Kayu terhadap Auditi :
- PBPHH (d/h IUIPHH) skala usaha kecil dengan kapasitas produksi < 2.000 m3 (kurang dari dua ribu meter kubik) per tahun
- PBPHH skala usaha menengah dengan kapasitas produksi 2.000 m3 s.d < 6.000 m3 (dua ribu meter kubik sampai dengan kurang dari enam ribu meter kubik) per tahun
- PBPHH (d/h IUIPHH) skala usaha besar dengan kapasitas produksi ≥ 6.000 m3 (lebih besar sama dengan enam ribu meter kubik) per tahun
- PB untuk kegiatan usaha industri (d/h IUI) kategori kecil
- PB untuk kegiatan usaha industri (d/h IUI) kategori menengah
- PB untuk kegiatan usaha industri (d/h IUI) kategori besar
- TPT-KB
- Perusahaan Perdagangan yang memiliki NIB dan SIUP yang selanjutnya disebut Eksportir
- Importir yang tidak mempunyai perizinan usaha industri dan selanjutnya disebut Importir
ATURAN PENGGUNAAN LOGO / TANDA SVLK
- Tanda sertifikasi (logo Lembaga MHI) harus digunakan dengan nama dan brand Lembaga MHI (Accurate, Committed and Trustworthy) dan standar yang berlaku serta nomor sertifikat.
- Tanda sertifikasi (logo Lembaga MHI) tidak boleh terlihat lebih jelas dari pada nama dan logo organisasi yang disertifikasi.
- Penggunaan lisensi Tanda SVLK dan Dokumen V-Legal / Lisensi FLEGT oleh Auditi yang memiliki S-Legalitas dilakukan sesuai dengan prosedur PVLK 14