1. Permohonan Verifikasi
    1. ETPIK atau ETPIK Non-Produsen mendaftarkan petugas yang bertanggung jawab me-ngajukan/menandatangani Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal kepada Lembaga MHI, yang dibuktikan dengan surat penetapan atau surat kuasa oleh pimpinan perusahaan yang tercantum dalam akta notaris.
    2. ETPIK atau ETPIK Non-Produsen mengajukan permohonan penerbitan Dokumen V-Legal kepada LEMBAGA MHI dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dilampiri dengan salinan packing list dan/atau salinan invoice barang yang akan diekspor.
  2. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal bagi ETPIK
    1. ETPIK mengirimkan salinan dokumen LMK atau laporan persediaan, dokumen/daftar pesanan produk, salinan dokumen angkutan dan salinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok yang terkait dengan kayu dan produk kayu yang akan diekspor, dan bila diperlukan berupa contoh produk yang akan diekspor untuk diverifikasi oleh LEMBAGA MHI.
    2. Dokumen LMK atau laporan persediaan dikirimkan kepada LEMBAGA MHI setiap bulan. LMK atau laporan persediaan yang dikirim pertama kalidicatatsebagaistok awalneracakayudanbulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian neraca stok kayu setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan salinan dokumen angkutan dan salinan dokumenS-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok Apabila terdapat perbedaan antara data pada LMK atau laporan persediaan dengan salinan dokumen angkutandansalinan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok, maka LEMBAGA MHI meminta klarifikasi terlebih dahulu dan apabila diperlukan dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling.
    3. Rekapitulasi penerimaan dokumen angkutan dari pemasok dikirimkan kepada LEMBAGA MHI secara teratur untuk memperbarui data pasokan neraca stok kayu. Rekapitulasi tersebut harus memuat informasi mengenai jenis kayu/spesies dan nomor S-PHPL atau S- LK atau DKP dari pemasok.
    4. Apabila diperlukan, LEMBAGA MHI dapat meminta asli dokumen angkutan dan dokumen S-PHPL atau S-LK atau DKP dari pemasok
    5. Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal, LEMBAGA MHI dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor.
    6. LEMBAGA MHI membuat neraca stok kayu yang memuat kecukupan volume pasokan dan pemakaian bahan baku dengan memperhatikan faktor rendemen dalam proses produksi. Neraca stok kayu digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal.
  3. Verifikasi Penerbitan Dokumen V-Legal bagi ETPIK Non-Produsen
    1. ETPIK Non-Produsen mengirimkan salinan LMK atau laporan persediaan setiap bulan dari seluruh industri pemasoknya kepada LEMBAGA MHI.
    2. ETPIK Non-Produsen mengirimkan salinan Nota Angkutan/surat jalan pembelian produk yang berasal dari industri pemasoknya disertai dengan salinan S-LK atau DKP dari pemasok tersebut kepada LEMBAGA MHI.
    3. ETPIK Non-Produsen mengirimkan laporan persediaan produk setiap bulan. Laporan persediaan produk yang dikirim pertama kali dicatatsebagaistokawalneracaproduk danbulan-bulan berikutnya digunakan untuk penyesuaian neraca stok produk setelah dilakukan pemeriksaan silang dengan Nota Angkutan/surat jalan pembelian produk.
    4. Dalam melakukan verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal, LEMBAGA MHI dapat melakukan pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang diekspor.
    5. LEMBAGA MHI membuat neraca stok produk yang memuat kecukupan volume pasokan dan pengeluaran produk. Neraca stok produk digunakan sebagai data pokok verifikasi penerbitan Dokumen V- Legal.
  1. Permohonan dan Persiapan Inspeksi
    1. ETPIK membuat kontrak kerja inspeksi dengan LEMBAGA MHI penerbit S- LK masing-masing. Kontrak kerja inspeksi tersebut hanya berlaku sampai dengan tanggal 30 Juni 2015.
    2. ETPIK mengajukanpermohonan inspeksi kepada LEMBAGA MHI penerbit S- LK masing-masing dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legaldilampiri dengan salinan invoice dan/atau salinan invoice barang yang diekspor dan dokumen pasokan bahan baku (seluruh dokumen angkutan) untuk pemasok yang belum memiliki S-PHPL atau S-LK atau DKP.
    3. LEMBAGA MHI menyusunjadwalinspeksidannamainspektorsesuai dengankebutuhan danmengirimkaninformasi tersebut kepada pemohon selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam sebelum pelaksanaan inspeksi.
    4. Inspektor mempunyai kualifikasi Auditor VLK atau memiliki pengalaman melakukan audit dan/atau inspeksi di bidang kehutanan.
    5. Pimpinan ETPIK menunjuk petugas tetap yang bertanggung jawab (management representative) dalam kegiatan inspeksi melalui surat tugas.
  2. Pelaksanaan Inspeksi
  3. Penerbitan Dokumen V-Legal
  1. Permohonan dan Persiapan Inspeksi
    1. ETPIK atau ETPIK Non-Produsen memiliki kontrak kerja hanya dengan 1 (satu) LEMBAGA MHI yang berlaku maksimal sampai dengan tanggal 30 Juni 2015. Dalam hal terjadi pemutusan kontrak kerja, ETPIK atau ETPIK Non-Produsen dapat membuat kontrak kerja baru dengan 1 (satu) LEMBAGA MHI yang lain.
    2. ETPIK atau ETPIK Non Produsen mengajukan permohonan inspeksi kepadaLEMBAGA MHI dengan mengisi blanko Permohonan Penerbitan Dokumen V-Legal dilampiri dengan salinan invoice dan/atau salinan invoice barang yang diekspor, salinan dokumenpengakuan sebagai ETPIK atau ETPIK Non Produsen, dokumen pasokan bahan baku (seluruh dokumen angkutan), salinan S- PHPL atau S-LK atau DKP pemasoknya yang masih berlaku, LMK atau laporan persediaan, perhitungan rendemen dan RPBBI (khususIUIPHHK) periode 3 (tiga) bulan terakhir.
    3. LEMBAGA MHI menyusun jadwal inspeksi dan nama inspektor sesuai dengan kebutuhan dan mengirimkan informasi tersebut kepada pemohon selambat-lambatnya 24 (dua puluh empat) jam sebelum pelaksanaan inspeksi.
    4. Inspektor mempunyai kualifikasi Auditor VLK atau memiliki pengalaman melakukan audit dan/atau inspeksi di bidang kehutanan.
    5. Pimpinan ETPIK atau ETPIK Non-Produsen menunjuk petugas tetap yang bertanggung jawab (management representative) dalam kegiatan inspeksi melalui surat tugas.
  2. Inspeksi bagi ETPIK
    1. Inspeksi dilakukan terhadap perizinan, bahan baku, proses produksi dan pemasaran.
    2. Inspeksi perizinan meliputi verifikasi dokumen ETPIK yang dilakukan setelah penandatanganan kontrak. Dalam hal terdapat perubahan dokumen ETPIK, maka wajib melaporkan perubahan tersebut kepada LEMBAGA MHI.
    3. Inspeksi terhadap asal usul bahan baku meliputi:
      • a) Pemeriksaan LMK atau laporan persediaan minimal 3 (tiga) bulan terakhir dan dilakukan pemeriksaan silang dengan dokumen pasokan bahan baku.
      • b) Pemeriksaan dokumen pasokan bahan baku minimal 3 (tiga)bulan terakhir untuk seluruh dokumen angkutan yang diterima.
      • c) Pemeriksaan salinan S-PHPL atau S-LK untuk seluruh pemasoknya atau kebenaran DKP dari pemasok yang dipilih secara sampling.
    4. Inspeksi terhadap proses produksi meliputi pemeriksaan alurproses produksi, jenis produk yang dihasilkan, jenis produk yang dijasakan (bila melakukan penjasaan produksi), dan perhitungan rendemen. Inspektor melakukan pemeriksaan keseimbangan penerimaan bahan baku, penggunaan bahan baku, hasil produksi melalui pendekatan nilai rata-rata rendemen bulanan yang dicapai minimal dalam 3 (tiga) bulan terakhir.
    5. Inspeksi terhadap pemasaran meliputi pemeriksaan seluruh dokumen pengiriman kayu atau produk baik untuk tujuan domestik maupun ekspor minimal 3 (tiga) bulan terakhir.
    6. Pelaksanaan inspeksi dapat dilakukan oleh lebih dari 1 (satu) orang inspektor dan dilakukan maksimal selama 3 (tiga) hari kalender.
    7. Inspektor menyelesaikan laporan setelah kegiatan inspeksi dilakukan sesuai dengan format laporan inspeksi.
    8. Laporan inspeksi ditandatangani oleh inspektor dan management representative ETPIK Non-Produsen dan dicantumkan informasi waktu penandatangananlaporan. Berdasarkan laporan inspeksi, Inspektor membuat rekomendasi hasil inspeksi untuk diteruskan kepada LEMBAGA MHI yang bersangkutan.
    9. Dalam hal Inspektor yang bertugas tidak berkualifikasi Auditor VLK, maka rekomendasi hasil inspeksi dilakukan oleh penanggung jawabLEMBAGAMHI.Penanggungjawab LEMBAGA MHIdimaksudharus berkualifikasi auditor VLK.
    10. LEMBAGA MHI melakukan verifikasi atas laporan inspeksi yang telah disahkan.
    11. Laporan inspeksi dan rekomendasi hasil inspeksi digunakan sebagai data pokok untuk penerbitan Dokumen V-Legal
  3. Inspeksi bagi ETPIK Non - Produsen
    1. Inspeksi dilakukan terhadap perizinan, pemasok, dan persediaan produk.
    2. Inspeksi perizinan meliputi verifikasi dokumen ETPIK Non- Produsen yang dilakukan setelah penandatanganan kontrak. Dalam hal terdapat perubahan dokumen ETPIK Non-Produsen, maka wajib melaporkan perubahan tersebut kepada LEMBAGA MHI.
    3. Inspeksi pemasok meliputi pemeriksaan salinan S-LK yang masih berlaku dan/atau DKP untuk seluruh pemasoknya
    4. Inspeksi persediaan produk meliputi pemeriksaan daftar persediaan produk ETPIK Non-Produsen dan dokumen angkutan dari pemasok.
    5. Pelaksanaan inspeksi dapat dilakukan oleh lebih dari 1 (satu) orang inspektor dan dilakukan maksimal selama 3 (tiga) hari kalender.
    6. Inspektor menyelesaikan laporan setelah kegiatan inspeksi dilakukan sesuai dengan format laporan inspeksi.
    7. Laporan inspeksi ditandatangani oleh inspektor dan management representative ETPIK Non-Produsen dan dicantumkan informasi waktu penandatanganan laporan. Berdasarkan laporan inspeksi, Inspektor membuat rekomendasi hasil inspeksi untuk diteruskan kepada LEMBAGA MHI yang bersangkutan.
    8. Dalam hal Inspektor yang bertugas tidak berkualifikasi Auditor VLK, maka rekomendasi dari hasil inspeksi dilakukan oleh penanggung jawab LEMBAGA MHI. Penanggung jawab LEMBAGA MHI dimaksud harus berkualifikasi auditor VLK.
    9. LEMBAGA MHI melakukan verifikasi atas laporan inspeksi yang telah disahkan.
    10. Laporan inspeksi dan rekomendasi dari hasil inspeksi digunakan sebagai data pokok untuk penerbitan Dokumen V-Legal.
  1. Mekanisme Penerbitan Dokumen V-Legal Melalui SILK Online
    1. Bagi ETPIK atau ETPIK Non-Produsen yang hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-Legal dinyatakan “MEMENUHI”, LEMBAGA MHI menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 3 (tiga) hari terhitung sejak diterimanya permohonan dan dipenuhi persyaratan secara lengkap. Dalam hal penerbitan Dokumen V-Legal memerlukan kegiatan inspeksi dan/atau pemeriksaan fisik secara sampling terhadap produk yang akan diekspor, maka LEMBAGA MHI menerbitkan Dokumen V-Legal selambat-lambatnya 2 (dua) hari setelah selesai pelaksanaan inspeksi dan/atau pemeriksaan fisik.
    2. Dalam hal hasil verifikasi penerbitan Dokumen V-legal dinyatakan “TIDAK MEMENUHI”, LEMBAGA MHI tidak menerbitkan Dokumen V-legal dan LEMBAGA MHI membuat Laporan Ketidaksesuaian untuk disampaikan kepada ETPIK atau ETPIK Non-Produsen dan Direktur Jenderal.
    3. LEMBAGA MHI menyampaikan Laporan Ketidaksesuaian kepada Direktur Jenderal melalui Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu selambat - lambatnya 24 (dua puluh empat) jam terhitung sejak keputusan ditetapkan.
    4. ETPIK atau ETPIK Non-Produsen menyerahkan salinan PEB selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya Dokumen V-Legal.
    5. Dokumen V-Legal yang tidak dapat dipastikan penggunaannya dalam waktu 30 (tiga puluh) hari kalender sejak tanggal terbitnya karena tidak dikirimkan salinan PEB yang dibuktikan dengan pengiriman salinan PEB kepada LEMBAGA MHI, maka pelayanan penerbitan Dokumen V-Legal selanjutnya ditunda sampai dengan ETPIK atau ETPIK Non-Produsen menyampaikan laporan PEB yang diminta.
    6. Laporan   PEB   yang   sudah   disampaikan   kepada   LEMBAGA MHI   wajib dilaporkan Rekapitulasi Laporan PEB paling lambat tanggal 10 setiap bulannya kepada Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu.
  2. Mekanisme Penerbitan Dokumen V-Legal Secara Manual
    1. Dalam hal Sistem Informasi Legalitas Kayu tidak berfungsi karena kahar (force majeure), LEMBAGA MHI dapat menerbitkan Dokumen V-Legal secara manual.
    2. Keadaan kahar (force majeure) sebagaimana dimaksud pada huruf (1), dapat berupa:
      1. Bencana alam berupa banjir, gempa bumi, longsor, bencana- bencana lainnya yang terjadi secara alami, dan/atau
      2. Kebakaran,pemadaman listrik dan pencurian peralatan, dan/atau
      3. Kerusakan dan tidak berfungsinya sarana dan prasarana pendukung sistem aplikasi Sistem Informasi Legalitas Kayu selama lebih dari 4 (empat) jam.
    3. Keadaan kahar (force majeure) berupa bencana alam sebagaimana dimaksud pada   huruf (2) butir 1) dinyatakan oleh Pejabat berwenang, sedangkan kebakaran dan kerusakan sebagaimana dimaksud pada butir (2) huruf b dan huruf c, melalui surat edaran Direktur Bina Pengolahan dan Pemasaran Hasil Hutan dan disampaikan kepada   LEMBAGA MHI, Inatrade,  INSW dan competent authority/pejabat yang berwenang di negara tujuan.
    4. Penerbitan Dokumen V-Legal sebagaimana dimaksud pada huruf (a) dilakukan dengan mengisi Dokumen V-Legal yang diperuntukkan untuk penerbitan secara manual (ditandai dengan stempel “MANUAL” di sebelah kanan atas).
    5. Pengisian dapat dilakukan dengan tulis tangan, mesin ketik maupun dengan alat elektronik lainnya. Dokumen V-Legal ditandatangani pejabat yang diberi kewenangan oleh LEMBAGA MHI serta dibubuhi cap LEMBAGA MHI. Pejabat tersebut adalah pejabat yang spesimen tanda tangannya telah disampaikan kepada Unit Informasi Verifikasi Legalitas Kayu.
    6. Dokumen V-Legal dalam bentuk manual yang telah diterbitkan oleh LEMBAGA MHI disampaikan kepada LIU, Inatrade dan INSW.
    7. Dalam keadaan kondisi kahar (force majeure) telah berakhir yang disampaikan melalui surat edaran dan/atau pemberitahuan secara elektronik oleh pejabat yang berwenang, maka penerbitan Dokumen V-Legal secara manual tidak berlaku lagi.
    8. Setelah SILK on-line kembali berfungsi maka LEMBAGA MHI bertanggung-jawab untuk melakukan entry Dokumen V-Legal yang dibuat secara manual.
  3. Dokumen V-Legal tidak boleh diterbitkan terhadap hasil produksi yang berasal dari kayu lelang