1 |
Seleksi |
Permohonan |
Permohonan ditujukan langsung kepada Direktur MHI dengan alamat:Gd. Manggala Wanabhakti Blok IV, Lt. 9 Room 931C, Jl. Jend. Gatot Subroto, JakartaPemohon diharuskan mengisi formulir permohonan (FVLK/FVLKH 01.01) |
Lampiran persyaratan pemohon (Perusahaan Perkebunan) |
- Izin Usaha Perkebunan
- Bukti Kepemilikan Hak Atas Tanah
- Izin Lingkungan
- Penetapan Kelas Kebun dari pemberi izin usaha perkebunan
- Daftar minimal 2 auditor internal bagi perusahaan, atau minimal 5 auditor internal bagi group perusahaan yang telah lulus pelatihan ISPO
|
Lampiran persyaratan pemohon (Pekebun) |
- Surat Tanda Daftar Usaha Perkebunan
- Bukti Kepemilikan Hak Atas Tanah
- Surat Pernyataan Pengelolaan Lingkungan (SPPL)
|
Lampiran persyaratan pemohon (Kelompok Pekebun) |
- Legalitas Kelompok Pekebun
- Jumlah anggota yang siap disertifikasi termasuk luas lahan masing-masing anggota pekebun
- Daftar Tim Sistem Kendali Internal/ Internal Control System (ICS) kelompok pekebun/gabungan kelompok pekebun/koperasi/kelembagaan ekonomi pekebun serta bukti minimal 1 (satu) orang telah lulus pelatihan ISPO
- Bagi kelompok pekebun/gabungan kelompok pekebun/koperasi/ kelembagaan ekonomi pekebun yang mengajukan sertifikasi awal dan belum mempunyai ICS, menyampaikan daftar nama minimal 1 (satu) orang tenaga pendamping (berasal dari Fasilitator Daerah/Lembaga Konsultan ISPO/Perusahaan Mitra/Penyuluh/LSM/Akademisi) yang telah lulus pelatihan ISPO.
|
Waktu audit termasuk jika organisasi memiliki lebih dari 1 lokasi |
Sesuai dengan kesepakatan antara Lembaga MHI dan organisasi pemohon dan setelah biaya disetujui |
2 |
Determinasi |
Audit Tahap 1 |
- Pelaksanaan Audit Tahap 1 harus dilakukan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) bulan sejak penandatanganan perjanjian Sertifikasi ISPO.
- Apabila hasil Audit Tahap 1 telah memenuhi ketentuan penilaian, dilanjutkan dengan audit tahap 2 (dua)
- Apabila hasil Audit Tahap 1 tidak memenuhi ketentuan penilaian, diberi kesempatan untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan sejak dilakukan penilaian.
- Apabila dalam jangka waktu 6 (enam) bulan tidak dapat melakukan perbaikan, proses Audit Tahap 1 (satu) dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penghentian
|
Penilaian yang dilakukan Audit Tahap 1 |
- Tinjauan kelengkapan dan kebenaran dokumen legalitas
- Sampel kebun dan usaha pengolahan yang akan dinilai pada Audit Tahap 2
- Titik kritis dari kebun dan usaha pengolahan seperti kebun dengan Kawasan lindung, tempat penyimpanan limbah Bahan Berbahaya dan Beracun (B3), kebun dengan kemiringan tertentu, dan
- Para pihak/ pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber yang akan diaudit sebagai dasar penyusunan Rencana Audit Tahap 2.
|
Audit Tahap 2 |
- Pelaksanaan Audit Tahap 2 dilakukan setelah hasil audit tahap 1 (satu) telah memenuhi ketentuan penilaian
- Apabila hasil audit tahap 2 (dua) telah memenuhi ketentuan penilaian, dilanjutkan dengan pengambilan keputusan Sertifikasi ISPO
- Apabila hasil audit tahap 2 (dua) tidak memenuhi ketentuan penilaian, pemohon diberi waktu untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan sejak closing meeting
- Apabila dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan pemohon tidak dapat melakukan perbaikan, proses audit tahap 2 dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penghentian
|
Penilaian yang Dilakukan Audit Tahap 2 |
- Seluruh dokumen yang digunakan oleh pemohon;
- Penerapan prinsip dan kriteria ISPO di kebun dan usaha pengolahan;
- Kompetensi dari petugas/ karyawan yang terlibat di kebun dan usaha pengolahan; dan
- Konfirmasi penerapan prinsip dan kriteria ISPO kepada para pihak/ pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber
|
Verifikasi lapangan |
Dilakukan sesuai dengan P-ISPO 03 |
Tim auditor |
Terdiri atas 3 - 4 orang, 1 orang Ketua Tim dan 2 - 3 orang anggota. |
Kriteria audit |
Peraturan Menteri Pertanian Nomor 38 Tahun 2020, Lampiran I dan Lampiran II |
Tahapan verifikasi lapangan |
Pertemuan pembukaan, verifikasi dokumen dan observasi lapangan, pertemuan penutupan. |
Laporan verifikasi lapangan |
Panduan untuk melakukan verifikasi lapangan sesuai dengan P-ISPO 02 dan dokumen pendukungnya F-ISPO 02.01 s/d F-ISPO 02.11 dan F-ISPO 04.02. Laporan hasil verifikasi lapangan disampaikan kepada organisasi pemohon dalam bentuk buku dan/atau soft copy. |
3 |
Evaluasi dan Keputusan |
Pengkajian laporan hasil verifikasi lapangan |
Reviewer terdiri dari personel yang mengetahui masalah teknis di bidang perkebunan kelapa sawit/sertifikasi. Dilakukan sesuai dengan dengan P-ISPO 04 dan dokumen pendukungnya F.ISPO 04.03/ F-ISPO 04.04 |
Pengambilan keputusan sertifikasi |
Dilakukan oleh Direktur atau personel tetap yang memiliki kompetensi dan ditunjuk sebagai Pengambil Keputusan Sertifikasi ISPO Lembaga MHI sesuai dengan P-ISPO 05 |
4 |
Penggunaan Logo ISPO |
Dasar lisensi |
Diatur sesuai dengan P-ISPO 12 dan DPU 02 |
5 |
Survailen |
Verfikasi lapangan |
Dilakukan sesuai dengan P-ISPO 06 |
Laporan survailen |
Dilakukan sesuai dengan P-ISPO 06 dan dokumen pendukungnya F-ISPO 04.02 |
6 |
Audit Khusus |
Dilakukan jika :
- Adanya permohonan perluasan ruang lingkup Sertifikasi ISPO oleh Pelaku Usaha;
- Tindak lanjut keluhan/banding; atau
- Perubahan manajemen dan/atau kepemilikan
|
Verifikasi lapangan |
Dilakukan sesuai dengan P-ISPO 08 dan P-ISPO 03 |
Laporan audit khusus |
Dilakukan sesuai dengan P-ISPO 04, P-ISPO 05 dan dokumen pendukungnya F-ISPO 04.02
|