Proses sertifikasi ISPO yang dilaksanakan oleh Lembaga Mutu Hijau Indonesia adalah sebagai berikut:

No. Fungsi Penilaian Kesesuaian Persyaratan
1 Seleksi
Permohonan Permohonan ditujukan langsung kepada Direktur MHI dengan alamat:Gd. Manggala Wanabhakti Blok IV, Lt. 9 Room 931C, Jl. Jend. Gatot Subroto, JakartaPemohon diharuskan mengisi formulir permohonan (FVLK/FVLKH 01.01)
Lampiran persyaratan pemohon (Perusahaan Perkebunan)
  1. Izin Usaha Perkebunan
  2. Bukti Kepemilikan Hak Atas Tanah
  3. Izin Lingkungan
  4. Penetapan Kelas Kebun dari pemberi izin usaha perkebunan
  5. Daftar minimal 2 auditor internal bagi perusahaan, atau minimal 5 auditor internal bagi group perusahaan yang telah lulus pelatihan ISPO
Lampiran persyaratan pemohon (Pekebun)
  1. Surat Tanda Daftar Usaha Perkebunan
  2. Bukti Kepemilikan Hak Atas Tanah
  3. Surat Pernyataan Pengelolaan Lingkungan (SPPL)
Lampiran persyaratan pemohon (Kelompok Pekebun)
  1. Legalitas Kelompok Pekebun
  2. Jumlah anggota yang siap disertifikasi termasuk luas lahan masing-masing anggota pekebun
  3. Daftar Tim Sistem Kendali Internal/ Internal Control System (ICS) kelompok pekebun/gabungan kelompok pekebun/koperasi/kelembagaan ekonomi pekebun serta bukti minimal 1 (satu) orang telah lulus pelatihan ISPO
  4. Bagi kelompok pekebun/gabungan kelompok pekebun/koperasi/ kelembagaan ekonomi pekebun yang mengajukan sertifikasi awal dan belum mempunyai ICS, menyampaikan daftar nama minimal 1 (satu) orang tenaga pendamping (berasal dari Fasilitator Daerah/Lembaga Konsultan ISPO/Perusahaan Mitra/Penyuluh/LSM/Akademisi) yang telah lulus pelatihan ISPO.
Waktu audit termasuk jika organisasi memiliki lebih dari 1 lokasi Sesuai dengan kesepakatan antara Lembaga MHI dan organisasi pemohon dan setelah biaya disetujui
2 Determinasi
Audit Tahap 1
  1. Pelaksanaan Audit Tahap 1 harus dilakukan dalam jangka waktu paling lama 3 (tiga) bulan sejak penandatanganan perjanjian Sertifikasi ISPO.
  2. Apabila hasil Audit Tahap 1 telah memenuhi ketentuan penilaian, dilanjutkan dengan audit tahap 2 (dua)
  3. Apabila hasil Audit Tahap 1 tidak memenuhi ketentuan penilaian, diberi kesempatan untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan sejak dilakukan penilaian.
  4. Apabila dalam jangka waktu 6 (enam) bulan tidak dapat melakukan perbaikan, proses Audit Tahap 1 (satu) dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penghentian
Penilaian yang dilakukan Audit Tahap 1
  1. Tinjauan kelengkapan dan kebenaran dokumen legalitas
  2. Sampel kebun dan usaha pengolahan yang akan dinilai pada Audit Tahap 2
  3. Titik kritis dari kebun dan usaha pengolahan seperti kebun dengan Kawasan lindung, tempat penyimpanan limbah Bahan Berbahaya dan Beracun (B3), kebun dengan kemiringan tertentu, dan
  4. Para pihak/ pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber yang akan diaudit sebagai dasar penyusunan Rencana Audit Tahap 2.
Audit Tahap 2
  1. Pelaksanaan Audit Tahap 2 dilakukan setelah hasil audit tahap 1 (satu) telah memenuhi ketentuan penilaian
  2. Apabila hasil audit tahap 2 (dua) telah memenuhi ketentuan penilaian, dilanjutkan dengan pengambilan keputusan Sertifikasi ISPO
  3. Apabila hasil audit tahap 2 (dua) tidak memenuhi ketentuan penilaian, pemohon diberi waktu untuk melakukan perbaikan dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan sejak closing meeting
  4. Apabila dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan pemohon tidak dapat melakukan perbaikan, proses audit tahap 2 dihentikan dan permohonan dikembalikan kepada pemohon disertai alasan penghentian
Penilaian yang Dilakukan Audit Tahap 2
  1. Seluruh dokumen yang digunakan oleh pemohon;
  2. Penerapan prinsip dan kriteria ISPO di kebun dan usaha pengolahan;
  3. Kompetensi dari petugas/ karyawan yang terlibat di kebun dan usaha pengolahan; dan
  4. Konfirmasi penerapan prinsip dan kriteria ISPO kepada para pihak/ pemangku kepentingan yang dipilih sebagai narasumber
Verifikasi lapangan Dilakukan sesuai dengan P-ISPO 03
Tim auditor Terdiri atas 3 - 4 orang, 1 orang Ketua Tim dan 2 - 3 orang anggota.
Kriteria audit Peraturan Menteri Pertanian Nomor 38 Tahun 2020, Lampiran I dan Lampiran II
Tahapan verifikasi lapangan Pertemuan pembukaan, verifikasi dokumen dan observasi lapangan, pertemuan penutupan.
Laporan verifikasi lapangan Panduan untuk melakukan verifikasi lapangan sesuai dengan P-ISPO 02 dan dokumen pendukungnya F-ISPO 02.01 s/d F-ISPO 02.11 dan F-ISPO 04.02. Laporan hasil verifikasi lapangan disampaikan kepada organisasi pemohon dalam bentuk buku dan/atau soft copy.
3 Evaluasi dan Keputusan
Pengkajian laporan hasil verifikasi lapangan Reviewer terdiri dari personel yang mengetahui masalah teknis di bidang perkebunan kelapa sawit/sertifikasi. Dilakukan sesuai dengan dengan P-ISPO 04 dan dokumen pendukungnya F.ISPO 04.03/ F-ISPO 04.04
Pengambilan keputusan sertifikasi Dilakukan oleh Direktur atau personel tetap yang memiliki kompetensi dan ditunjuk sebagai Pengambil Keputusan Sertifikasi ISPO Lembaga MHI sesuai dengan P-ISPO 05
4 Penggunaan Logo ISPO
Dasar lisensi Diatur sesuai dengan P-ISPO 12 dan DPU 02
5 Survailen
Verfikasi lapangan Dilakukan sesuai dengan P-ISPO 06
Laporan survailen Dilakukan sesuai dengan P-ISPO 06 dan dokumen pendukungnya F-ISPO 04.02
6 Audit Khusus Dilakukan jika :
  1. Adanya permohonan perluasan ruang lingkup Sertifikasi ISPO oleh Pelaku Usaha;
  2. Tindak lanjut keluhan/banding; atau
  3. Perubahan manajemen dan/atau kepemilikan
Verifikasi lapangan Dilakukan sesuai dengan P-ISPO 08 dan P-ISPO 03
Laporan audit khusus Dilakukan sesuai dengan P-ISPO 04, P-ISPO 05 dan dokumen pendukungnya F-ISPO 04.02